gotoneFax系統(tǒng),為企業(yè)打造無紙高效辦公平臺
2006/01/19
gotoneFax是什么
快捷的信息傳遞是人們把握市場先機(jī)的重要手段。在傳真成為當(dāng)代企業(yè)依賴的通信工具時,如何快速處理急劇增加的傳真文件?gotoneFax
System為您帶來了方便:它是一套專業(yè)傳真服務(wù)解決方案,它提供了局域網(wǎng)內(nèi)共享的傳真功能,使您可以直接在自己的電腦桌面上收發(fā)傳真,就像收發(fā)Email或打印文件一樣簡單,從而使通訊過程加快,成本降低,工作效率提高。gotoneFax
System是基于B/S的系統(tǒng),維護(hù)相當(dāng)便利。以無紙化傳真為核心,集合語音、電子郵件、電話等其它功能,在有效解決傳統(tǒng)傳真種種弊端的同時為企業(yè)建立起一個高效統(tǒng)一、可持續(xù)擴(kuò)展的綜合信息平臺。
通過如下的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)可以很清楚看到我們處的位置,我們?yōu)槟峁┑姆⻊?wù)。

上圖中紅色框架為gotoneFax系統(tǒng)。它可以很方便的融入目前企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)中,擴(kuò)張您目前網(wǎng)絡(luò)的功能,為您提供及時的服務(wù)。當(dāng)然這也是我們的愿望。
gotoneFax一個完整的傳真系統(tǒng),由計(jì)算平臺和核心軟件組成。用戶只需要接插電話線和進(jìn)行簡單的設(shè)置即可融入企業(yè)目前的網(wǎng)絡(luò)中。
圖示說明:
- 用戶可通過多種途徑接入gotoneFax系統(tǒng):局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)Internet;不受地域的限制,用戶即使出差在外,只要擁有互聯(lián)網(wǎng),就可以接入公司傳真系統(tǒng),進(jìn)行傳真收發(fā);
- 公司和分公司之間如存在VPN,傳真發(fā)送接受將利用VPN的網(wǎng)絡(luò)免費(fèi)資源,而不占用電話線路,可以去除掉公司和分公司直接的傳真費(fèi)用,而且速度更加快捷
- 公司對外進(jìn)行傳真接受和發(fā)送,同時支持傳統(tǒng)傳真機(jī)和傳真軟件用戶
為什么選擇gotoneFax傳真系統(tǒng)方案
傳真仍是當(dāng)前重要的通訊工具之一
隨著Internet的普及,EMAIL的廣泛應(yīng)用,很多人認(rèn)為傳真已經(jīng)慢慢退出市場。但世界卻恰恰相反,傳真仍然是重要的通訊工具之一,據(jù)有關(guān)報(bào)道:“1996年全世界的傳真量是3.5億頁,到2000年,傳真量翻倍,達(dá)到7億頁。其中亞洲增長最快,到2000年,每年發(fā)傳真的總量3.25億頁,幾乎占全世界的一半。亞洲有很多地區(qū)和不同的語言,亞洲的文字更圖形化,這使通過傳真發(fā)送手寫材料比電話交談效率更高。中等規(guī)模公司平均每年電話費(fèi)為3700萬美元,而41%花費(fèi)在傳真上。目前40%以上的太平洋兩岸傳遞信息量為傳真,全球13.5億人使用一億臺傳真機(jī),預(yù)計(jì)今后兩年世界傳真量將以10—20%速度遞增,亞洲地區(qū)增長速度為28.5%”
而且在眾多通信工具之中,傳真因具有快速,安全,直觀的特點(diǎn)在企業(yè)辦公工作中已成為無法取代的重要通信工具。所以,傳真業(yè)務(wù)在近三到四年內(nèi)不會萎縮,反而將會有上升的趨勢。有統(tǒng)計(jì)顯示傳真占整個企業(yè)通訊量的20-30%,在未來的若干年中仍然不會有很大的變化。如何處理大量的傳真仍然是企業(yè)需要面對的問題。
目前面臨的煩心問題
企業(yè)中大量的傳真會耗費(fèi)掉我們很多精力。在工作中我們經(jīng)常會碰到如下情況:
- 傳真機(jī)需專人負(fù)責(zé),分發(fā)不及時,不能實(shí)現(xiàn)無人值守和24小時連續(xù)工作,辦公效率低;
- 同一資料要發(fā)送到多個目的地時,必須重復(fù)人工撥號,費(fèi)時費(fèi)力,遇到對方占線,更需要耐心和多次反復(fù)重?fù)埽?/li>
- 對于大量的長途和群發(fā)傳真不能充分利用電信的分時段優(yōu)惠,進(jìn)行最節(jié)約費(fèi)用的發(fā)送時間安排;
- 無法共享傳真機(jī):傳真機(jī)無法和單位的局域網(wǎng)(LAN)相連,無法實(shí)現(xiàn)資源共享,每人配備一臺傳真機(jī),發(fā)件人必須親自到傳真機(jī)上發(fā)送和接收傳真,而且無法保密;
- 無法利用免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)資源傳輸:具備VPN網(wǎng)絡(luò)的公司,公司和分公司之間的傳真收發(fā)無法利用VPN網(wǎng)絡(luò)的免費(fèi)資源傳真,浪費(fèi)長途電話費(fèi)紙張浪費(fèi):需要購買專用傳真紙;電子文檔傳真需要打印;傳真存檔需要復(fù)印;
- 以前重要的傳真無法很好的保存,找起來也很麻煩。
這個時候怎么辦呢?也許你可以試試我們的gotoneFax系統(tǒng),它也許能給你帶來很多方便。
gotoneFax能為您做什么
為您提供徹底的無紙化辦公環(huán)境
企業(yè)的OA、ERP、進(jìn)銷存等管理系統(tǒng)給無紙辦公帶來很大可能性,但來自客戶/伙伴的傳真一直無法很好的融入其中。gotoneFax系統(tǒng)為您徹底的解決這個問題。gotoneFax系統(tǒng)是將傳真文件完全數(shù)碼話,并且有很強(qiáng)大的管理歸檔功能。并且可以直接很普通傳真機(jī)對話。對方無法感知您是用傳真機(jī)還是用gotoneFax系統(tǒng)。
為你的移動辦公提供了最大的可能
移動電話,無線網(wǎng)絡(luò)都給現(xiàn)代人的移動辦公帶來了無限可能。但當(dāng)您出差,公司前臺告訴您,客戶一個非常重要的傳真?zhèn)鞯搅斯纠病T趺崔k呢 ?如果您選擇啦gotoneFax系統(tǒng),可以為您輕松解決這個問題。強(qiáng)大的基于WEB的傳真收發(fā)功能,可以為您的移動辦公提供最大可能。Internet通的地方都可以象在自己的公司一樣收發(fā)傳真。
高效簡便的傳真收發(fā)管理
gotoneFax系統(tǒng)除具有傳統(tǒng)硬件傳真機(jī)的功能外。它包含了傳真自動接收(回復(fù))、傳真自動發(fā)送(轉(zhuǎn)發(fā)、重發(fā))、傳真群發(fā)、傳真定時發(fā)送、失敗重發(fā)、傳真通報(bào)、傳真處理、傳真頁眉、傳真歸檔、語音信箱等豐富功能,為企事業(yè)單位提供最佳解決方案、建立高效的傳真系統(tǒng),為您展示了計(jì)算機(jī)與電話技術(shù)相結(jié)合所創(chuàng)造的高效高速信息通道。
發(fā)傳真
- 可以同時傳真群發(fā)給多人,自動排隊(duì),無需手工控制和等待
- . 大批量傳真提交發(fā)送時,根據(jù)傳真任務(wù)提交數(shù)量來決定是否采用群發(fā)端口發(fā)送(判定標(biāo)準(zhǔn)可設(shè)定),以免影響他人傳真收發(fā)
- 可以同時加載多份附件發(fā)送,并可即時瀏覽,并可選擇需要的頁進(jìn)行發(fā)送或修改發(fā)送
- 傳真是否加頁眉可選,并可以對此內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置
- 收件人和傳真號碼等信息可通過地址簿來選擇,也可手動輸入
- 只要可以打印的地方都可以進(jìn)行傳真發(fā)送,選擇gotoneFax的虛擬打印機(jī)打印,自動連接到gotoneFax傳真軟件,無需手工啟動
- 外部傳真時,排隊(duì)發(fā)送,并具有優(yōu)先級別,此級別由系統(tǒng)或行政管理員來設(shè)置
- 可定時發(fā)送
- 可存儲發(fā)送任務(wù)到草稿箱,下次直接啟動草稿箱記錄發(fā)送
- 提供轉(zhuǎn)發(fā)、重發(fā)等功能
- 發(fā)送成功或失敗,提供多種方式選擇性提醒
- 傳真發(fā)送,提供語音提示對方接受傳真
- 發(fā)送的傳真可在發(fā)件箱、已發(fā)件箱中查看,可對某份傳真文件進(jìn)行另外保存
收傳真
- 傳真接入時,提供自動語音流程提示,供對方操作
- 傳真接受根據(jù)路由自動判斷,接受并轉(zhuǎn)入對應(yīng)的公共、部門或用戶收件箱,并提供多種方式選擇性提醒
- 接受的傳真可進(jìn)行圖形編輯、轉(zhuǎn)發(fā)、回復(fù)、打印等業(yè)務(wù)
- 部門接受傳真時,如部門傳真設(shè)置為公開,則部門內(nèi)的用戶都可以查看此傳真;如未公開,部門設(shè)有維護(hù)員,則任務(wù)首先發(fā)給維護(hù)員進(jìn)行查看,維護(hù)員可決定是否再分發(fā)或公開給部門其他用戶查看;
- 如果傳真接受時,不能確定具體用戶或部門接受,則直接轉(zhuǎn)入公共,公共傳真具體同部門傳真;
- 接受的傳真可在收件箱中查看,可對某份傳真文件進(jìn)行另外保存
管理歸檔備份
可以通過IE對傳真系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置管理備份歸檔。即方便了傳真的管理也方便了傳真的檔案查找。備份分3個級別災(zāi)難備份,增量備份,全部備份。
不是每個版本都具有此功能。
電子簽名和加蓋公章
通過對印章的掃描等處理,可以做成電子化的簽章,給業(yè)務(wù)帶來了無限的方便。嚴(yán)格的流程控制和簽章的密碼管理,確保了你的簽章的唯一性和合法性。安全我們?yōu)槟紤]的很多。
不是每個版本都具有此功能。
FAX TO MAIL
收到傳真后,可以轉(zhuǎn)到Outlook express或者Outlook2000等郵件系統(tǒng)。通過指定的TIFF查看器閱讀傳真。
MAIL TO FAX
可以通過Outlook express或者Outlook2000等郵件系統(tǒng)連接到傳真服務(wù)器后直接發(fā)送傳真。個性化的Outlook傳真發(fā)送界面。
LDAP協(xié)議
系統(tǒng)全面LDAP協(xié)議,實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄。方便跟其他系統(tǒng)的一體化工作。
多點(diǎn)路由功能
如果集團(tuán)公司采用分布式FAX部署方案,系統(tǒng)支持多點(diǎn)路由功能。收發(fā)都支持路由。
流程審批
發(fā)送的傳真根據(jù)預(yù)設(shè)的流程進(jìn)行審批。
新傳真通知功能
有收到新傳真,任務(wù)欄中有消息提示
用戶選擇直接打印
收到的傳真可以直接輸送到指定的打印機(jī)上。
通訊錄管理
備份,恢復(fù),導(dǎo)入,導(dǎo)出。
OA&M
遠(yuǎn)程的OA&M,可以在gotoneFax System傳真管理器中可查看到當(dāng)前各個板卡服務(wù)器上的任一傳真通道的狀態(tài),您可監(jiān)控當(dāng)前的傳真任務(wù),并且可以對任進(jìn)行管理和操作,并且當(dāng)出現(xiàn)故障時系統(tǒng)有相應(yīng)的告警顯示和聲音提示
節(jié)省您的辦公成本
gotoneFax可以并發(fā)處理多路傳真,速率最高可以大道36.6Kbps,節(jié)省了您寶貴的時間。完全電子化的傳真為您省下了大量傳真耗材。智能化的傳真收、發(fā)提高您的辦公效率,從而創(chuàng)造更大的效益。
gotoneFax產(chǎn)品線及其選型

為滿足客戶個性化的需求,gotoneFax分3個系列,分別為Lite版,Professional版,Enterprice版。系列產(chǎn)品從1線到64線。同一個系列中又有不同配置的產(chǎn)品。每個產(chǎn)品都可以進(jìn)行平滑升級。既可以充分滿足您的個性化的需求又可以保護(hù)您投資。
廣州國通信息技術(shù)有限公司供稿 CTI論壇編輯
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