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HXD09智能可編程語(yǔ)音交換機(jī)構(gòu)建自來(lái)水公司呼叫中心方案

2009/02/12

一、概述

　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及CTI技術(shù)的飛速發(fā)展，自來(lái)水公司事業(yè)的發(fā)展也擁有了廣闊的空間，各地的自來(lái)水公司紛紛建立了客戶服務(wù)中心，不斷完善的自來(lái)水公司新業(yè)務(wù)為用戶提供了更豐富、全面以至更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，如“24小時(shí)值班”、水費(fèi)查詢及催繳、語(yǔ)音留言服務(wù)、快速自來(lái)水公司調(diào)度搶修及停水信息的查詢及通知等等，這些服務(wù)項(xiàng)目，不僅使自來(lái)水公司的窗口形象更佳，而且使自來(lái)水公司的服務(wù)更上一個(gè)新臺(tái)階，是自來(lái)水公司為民服務(wù)的新窗口。

　　廣東恒訊達(dá)通訊技術(shù)有限公司開發(fā)出的交換機(jī)平臺(tái)，運(yùn)用目前國(guó)內(nèi)在呼叫中心領(lǐng)域最先進(jìn)的技術(shù)，具有實(shí)時(shí)處理效率高、系統(tǒng)質(zhì)量好、運(yùn)行可靠等特點(diǎn)，充分滿足用戶對(duì)系統(tǒng)服務(wù)的需求。

　　采用呼叫中心后，所帶來(lái)的直接效益就是：大幅度提高電話處理效率，提高用戶滿意度。呼叫中心客戶服務(wù)系統(tǒng)利用已有的網(wǎng)絡(luò)建成政府公共事業(yè)服務(wù)系統(tǒng)，采用統(tǒng)一電話號(hào)碼；統(tǒng)一的和市民之間的界面；統(tǒng)一的管理、處理和服務(wù)質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)，從而體現(xiàn)"一站式"服務(wù)，大幅提高用戶滿意度。

二、建設(shè)目標(biāo)

　　呼叫中心要受理全市范圍的客戶的來(lái)電，主要任務(wù)有： 　　達(dá)到和實(shí)現(xiàn)兩個(gè)最基本的目標(biāo)：一號(hào)通和一臺(tái)清：

　　所謂“一號(hào)通”，是指自來(lái)水公司的諸多用戶，只要通過(guò)統(tǒng)一的號(hào)碼，就能夠?qū)崿F(xiàn)自己的目的，諸如通過(guò)該熱線實(shí)現(xiàn)電話號(hào)碼的查詢，停水信息的查詢，水費(fèi)的查詢及其它自來(lái)水公司的內(nèi)部最新信息的了解等。徹底提高工作效率，提高自來(lái)水公司的服務(wù)質(zhì)量。

　　所謂“一臺(tái)清”，就是說(shuō)為了保證完善的運(yùn)營(yíng)管理和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)多種自來(lái)水公司業(yè)務(wù)的集中管理，采用統(tǒng)一一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)處理，一個(gè)服務(wù)窗口對(duì)外，進(jìn)行受理、咨詢、查詢、投訴及其它自來(lái)水公司業(yè)務(wù)服務(wù)，從而可以減少企業(yè)服務(wù)人員，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)“一臺(tái)清”。

　　服務(wù)中心對(duì)外面向用戶服務(wù)，對(duì)內(nèi)與整個(gè)自來(lái)水公司相聯(lián)系，將管理、監(jiān)控、考核、服務(wù)結(jié)為一體，它還可以把從用戶那里所獲得的各種信息、數(shù)據(jù)全部?jī)?chǔ)存在龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中，并能形成各類分析報(bào)表，供領(lǐng)導(dǎo)做分析和決策之用。

三、系統(tǒng)組成

四、系統(tǒng)拓?fù)鋱D


　　以下是自來(lái)水客戶服務(wù)系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)流程，（以報(bào)修流程為例）

　　用戶打來(lái)電話后，根據(jù)用戶輸入的代碼或是來(lái)電號(hào)碼從中心數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出所有相關(guān)信息，并將信息在電話轉(zhuǎn)接的同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)骄S修點(diǎn)的服務(wù)人員處，在電腦屏幕上pop出來(lái)。維修點(diǎn)的服務(wù)人員實(shí)時(shí)地將用戶的報(bào)修情況直接動(dòng)態(tài)地記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新，從而可以定期從有效的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行信息的匯總分析和統(tǒng)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)定量地對(duì)用戶服務(wù)水平等各項(xiàng)指標(biāo)的分析，從中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，抓準(zhǔn)環(huán)節(jié)，提升服務(wù)水平。

　　維修點(diǎn)對(duì)用戶的報(bào)修情況進(jìn)行預(yù)處理之后，根據(jù)用戶所在的區(qū)域，分配至最近距離的維修站，將用戶與其報(bào)修信息即時(shí)轉(zhuǎn)移，這也就是圖中所顯示的"轉(zhuǎn)站處理"。之后，維修站將直接打印出報(bào)修單，加快服務(wù)實(shí)施的效率、減少人工出錯(cuò)的比例，有專業(yè)人員及時(shí)上門服務(wù)檢修。

　　而現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的反饋信息將被帶會(huì)，返回維修點(diǎn)，存入該用戶的數(shù)據(jù)信息中，作為備檔資料。

　　至此，一個(gè)用戶的電話報(bào)修流程告已結(jié)束，其中很多的環(huán)節(jié)都運(yùn)用到了信息化時(shí)代客戶數(shù)據(jù)庫(kù)管理CRM和呼叫中心Call Center的最新技術(shù)，大大提高效率和客戶滿意度，而作為服務(wù)性行業(yè)，信息化更是必不可少的生存工具。

　　業(yè)務(wù)處理流程（報(bào)修）


　　系統(tǒng)完成的業(yè)務(wù)（系統(tǒng)創(chuàng)造的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益）

　　客戶服務(wù)中心的建立，是公共事業(yè)機(jī)構(gòu)建立"一號(hào)通"服務(wù)的基礎(chǔ)。公眾只要撥打1個(gè)電話，就可以及時(shí)的、全方位的服務(wù)。客戶服務(wù)中心通過(guò)其自動(dòng)語(yǔ)音應(yīng)答系統(tǒng)、座席員等，為客戶提供各種服務(wù)，包括：客戶信息登錄/修改、資費(fèi)查詢、咨詢、業(yè)務(wù)受理與處理、客戶投訴、客戶回訪、服務(wù)跟蹤、報(bào)裝/報(bào)修等：

　　CTI技術(shù)的應(yīng)用，可以使系統(tǒng)根據(jù)呼叫的來(lái)電號(hào)碼顯示，準(zhǔn)確地判定客戶的身份，從而使服務(wù)顯得更加人性化、個(gè)性化；

　　客戶服務(wù)的內(nèi)容包括：政策咨詢、信息查詢、資費(fèi)查詢、業(yè)務(wù)受理、報(bào)裝/報(bào)修、客戶投訴等多個(gè)方面，從而真正體現(xiàn)"一號(hào)通"服務(wù)的精髓；

　　內(nèi)部工作流程的閉環(huán)處理，可以使相關(guān)業(yè)務(wù)部門的工作形成一個(gè)有機(jī)的整體。信息收錄、派工調(diào)度、上門服務(wù)、工作結(jié)果記錄、用戶反饋等流程化處理，可以合理地利用和調(diào)配資源，提高工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，從而樹立起良好的公眾形象；

　　"一號(hào)通"、人性化的服務(wù)，可以提高客戶服務(wù)的滿意度和客戶忠誠(chéng)度，因此而創(chuàng)造的良好的社會(huì)效益，必將轉(zhuǎn)化為良好的經(jīng)濟(jì)效益。

五、呼叫平臺(tái)功能 　　優(yōu)先排隊(duì) 　來(lái)電號(hào)碼 　被叫號(hào)碼
　　日期路由 　時(shí)段路由 　自動(dòng)語(yǔ)音導(dǎo)航 　　一組中登錄的坐席數(shù)量　　 一組中處于空閑狀態(tài)的坐席數(shù)量
　　組中處于排隊(duì)的電話數(shù)量 　組中最早處于排隊(duì)的來(lái)話時(shí)間 　　坐席/班長(zhǎng)席通用功能包括坐席和坐席（班長(zhǎng)席）之間的電話功能，信息交流功能等，具體包括：

主叫/被叫號(hào)碼顯示 坐席狀態(tài)切換 會(huì)議電話 呼叫保持
呼叫轉(zhuǎn)移 呼叫攔截 屏幕撥號(hào) 直接留言
語(yǔ)音存取 快速撥號(hào) 時(shí)間限制 呼叫限制
遇忙回叫 程序自動(dòng)撥號(hào) 預(yù)約回?fù)?/td> 程序切換到IVR
數(shù)據(jù)同步轉(zhuǎn)移 自動(dòng)群撥 消息群發(fā) 短消息/電話銷單
坐席與坐席之間點(diǎn)對(duì)點(diǎn)發(fā)送消息 開啟夜服或日服（班長(zhǎng)）
靜音或有音監(jiān)聽坐席并可隨時(shí)對(duì)被監(jiān)聽通話進(jìn)行錄音（班長(zhǎng)）
　　 下圖為一個(gè)參考的IVR流程。

　　對(duì)客戶呼叫中心的通話進(jìn)行全程同步錄音。通過(guò)系統(tǒng)缺省或各種條件組合可以迅速查到所需的語(yǔ)音文件。從總部轉(zhuǎn)到各部門的電話由總部統(tǒng)一錄音，使總部呼叫中心同時(shí)能監(jiān)控各部門的服務(wù)質(zhì)量。 　　系統(tǒng)提供詳細(xì)實(shí)用的呼叫中心統(tǒng)計(jì)報(bào)表，使管理者對(duì)呼叫運(yùn)行狀況有個(gè)直觀準(zhǔn)確的了解，為呼叫中心的線路規(guī)模、人員配備、服務(wù)時(shí)間的調(diào)整提供科學(xué)的依據(jù)。這些指標(biāo)包括：

呼入的總話務(wù)量 丟失或放棄的呼叫 按業(yè)務(wù)的接聽話務(wù)量的統(tǒng)計(jì)
平均、最長(zhǎng)接聽時(shí)間 接聽及時(shí)率 按坐席的接聽話務(wù)量的統(tǒng)計(jì)
呼出的總話務(wù)量統(tǒng)計(jì) 按業(yè)務(wù)的呼出話務(wù)量的統(tǒng)計(jì) 按坐席的呼出話務(wù)量的統(tǒng)計(jì)

　　其他......

六、坐席受理功能及實(shí)現(xiàn)

檔案自動(dòng)彈出 檔案自動(dòng)生成 咨詢功能
維修受理及派單 投訴受理及反饋 服務(wù)回訪
電話調(diào)查和跟蹤 短信息服務(wù)（SMS）  

七、業(yè)務(wù)功能

停水查詢系統(tǒng) 水費(fèi)查詢系統(tǒng) 投訴舉報(bào)系統(tǒng)
調(diào)度搶修系統(tǒng) 報(bào)裝服務(wù)系統(tǒng) 投訴報(bào)修處理情況查詢系統(tǒng)
語(yǔ)音留言 傳真接收 用水業(yè)務(wù)法規(guī)咨詢系統(tǒng)
管理信息系統(tǒng) 人工坐席系統(tǒng) 班長(zhǎng)席系統(tǒng)
和現(xiàn)有系統(tǒng)的整合......

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